Remont użyczonego lokalu a koszty co możesz odliczyć w 2026?

Urzędnik skarbówki zapukał do drzwi podatnika, ponieważ w jego zeznaniu rocznym zauważył faktury dokumentujące gruntowny remont lokalu, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza. Problem w tym, że nieruchomość ta nie stanowi własności przedsiębiorcy, lecz została odziedziczona po dziadkach i pozostaje w rękach innych członków rodziny. Żaden przepisy podatkowe nie zabraniają takich inwestycji, jednak ich wartość może zostać uznana za nieodpłatne świadczenie po stronie właściciela nieruchomości, co wiąże się z obowiązkiem rozliczenia odpowiedniego przychodu lub podatku dochodowego. Sytuacja ta rodzi poważne konsekwencje finansowe, ponieważ organy skarbowe coraz częściej weryfikują tego typu transakcje w ramach kontroli krzyżowych i analizy przepływów majątkowych między osobami powiązanymi. Na szczęście przepisy przewidują mechanizmy pozwalające uniknąć negatywnych skutków podatkowych, pod warunkiem że podatnik odpowiednio udokumentuje charakter poniesionych wydatków oraz wskaże podstawę prawną ich kwalifikacji. Kluczowe znaczenie ma właściwe rozpoznanie, czy poniesione nakłady mają charakter inwestycyjny, remontowy czy ulepszeniowy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz o podatku od towarów i usług. W praktyce oznacza to konieczność zawarcia odpowiedniej umowy z właścicielem nieruchomości regulującej kwestię poniesionych kosztów, ustalającej warunki korzystania z lokalu oraz sposób rozliczenia nakładów w przypadku zakończenia użytkowania. Profesjonalne doradztwo podatkowe pozwala skonstruować taką umowę w sposób minimalizujący ryzyko powstania nieodpłatnego świadczenia po stronie właściciela, jednocześnie zapewniając przedsiębiorcy bezpieczeństwo prawne prowadzonej działalności.

• Czym jest umowa użyczenia i dlaczego warto ją zawrzeć?
• Koszty remontu użyczonego lokalu - co mówi ustawa o PIT?
• Grupy podatkowe - kiedy remont nie generuje przychodu?
• Inwestycja w obcym środku trwałym - amortyzacja nakładów na użyczony lokal
• Remont adaptacyjny a remont generalny - różnice podatkowe
• Kalkulator rocznego odpisu amortyzacyjnego od nakładów na użyczony lokal
• Zmiany w przepisach na 2026 rok - na co zwrócić uwagę?
• Pięć zasad bezpiecznego korzystania z użyczenia lokalu

Czym jest umowa użyczenia i dlaczego warto ją zawrzeć?

Umowa użyczenia to instytucja uregulowana w artykułach 710-719 Kodeksu cywilnego. Użyczający przekazuje biorącemu w używanie rzecz ruchomą lub nieruchomość, który zobowiązuje się ją zwrócić po upływie umówionego czasu. W odróżnieniu od najmu, użyczenie ma charakter nieodpłatny - żadna ze stron nie pobiera wynagrodzenia. Dla przedsiębiorcy, który chce prowadzić działalność w lokalu należącym do rodziny, to najprostsza forma uregulowania stosunków prawnych bez konieczności płacenia czynszu.

Przepisy nie wymagają formy pisemnej, jednak praktyka pokazuje, że umowa ustna to ryzyko podczas kontroli skarbowej. Fiskus bada intencje stron, okoliczności zawarcia stosunku zobowiązaniowego oraz rzeczywisty przebieg wykonania umowy. Brak dokumentacji utrudnia wykazanie, że obie strony działały w dobrej wierze, a użyczający rzeczywiście wyraził zgodę na korzystanie z lokalu na określonych zasadach.

Prawidłowo sporządzona umowa użyczenia powinna zawierać oznaczenie stron ze wskazaniem adresów i numerów PESEL lub NIP, precyzyjne określenie przedmiotu użyczenia z adresem lokalu i jego powierzchnią użytkową, czas trwania umowy z datą rozpoczęcia i zakończenia lub wskazaniem, że jest zawarta na czas nieokreślony, oraz oświadczenie użyczającego o wyrażeniu zgody na prowadzenie działalności gospodarczej w lokalu. Warto też wpisać klauzulę, że remont wykonany przez biorącego stanowi nakład na rzecz użyczającą i nie generuje po stronie użyczającego przychodu do opodatkowania.

Użyczenie a najem - różnice podatkowe

Z perspektywy podatnika dochodowego najem oznacza konieczność rozpoznawania przychodów przez wynajmującego i kosztów przez najemcę. Strony są wobec siebie w stosunku zobowiązaniowym, który generuje przepływy pieniężne podlegające ewidencji. Przy użyczeniu sytuacja jest bardziej skomplikowana - brak przepływów nie oznacza automatycznie braku konsekwencji podatkowych. Wydatki poniesione przez biorącego na rzecz użyczającą mogą zostać uznane za przysporzenie majątkowe po stronie właściciela, jeśli spełniają określone warunki ustawy o PIT.

Koszty remontu użyczonego lokalu - co mówi ustawa o PIT?

Artykuł 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych definiuje przychód z działalności gospodarczej między innymi jako wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Przepis ten budzi najwięcej wątpliwości w kontekście remontów wykonywanych przez przedsiębiorcę w użyczonym lokalu. Kluczowe znaczenie ma wykładnia pojęcia „nieodpłatne świadczenie" oraz określenie, kiedy wydatki biorącego rzeczywiście powodują przysporzenie po stronie użyczającego.

Nie każdy remont generuje przychód. Organy podatkowe i sądy administracyjne wypracowały zasadę, zgodnie z którą przysporzenie powstaje wyłącznie wtedy, gdy spełnione są dwa warunki jednocześnie: biorący dokonuje przysporzenia o charakterze majątkowym na rzecz użyczającego, a użyczający uzyskuje korzyść bez ekwiwalentu. Jeśli jeden z tych elementów nie występuje, przychód nie powstaje, a przedsiębiorca może swobodnie rozliczać wydatki jako koszty uzyskania przychodu lub korzystać z preferencji amortyzacyjnych.

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 12 grudnia 2008 roku o sygnaturze akt II FSK 1361/07 potwierdza, że wartość nieodpłatnych świadczeń ustala się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia. Oznacza to, że urzędnik nie może arbitralnie oszacować wartości przysporzenia - musi odnieść się do konkretnych okoliczności sprawy i realnych cen obowiązujących na rynku.

Dwa warunki konieczne do powstania przychodu

Pierwszy warunek to przysporzenie majątkowe. Przedsiębiorca ponosi wydatki na rzecz użyczającego, które powiększają jego aktywa - remont podnosi wartość lokalu, modernizacja przedłuża jego żywotność techniczną, adaptacja umożliwia wykorzystanie przestrzeni w sposób, który wcześniej nie był możliwy. Każda z tych sytuacji potencjalnie oznacza korzyść dla właściciela.

Drugi warunek to brak ekwiwalentu. Użyczający nie świadczy niczego w zamian - nie przekazuje pieniędzy, nie wykonuje usługi, nie rezygnuje z własnych praw. Jeśli przedsiębiorca wydaje własne środki na lokal, a właściciel nie zwraca mu tych pieniędzy ani nie świadczy równoważnej wartości, mamy do czynienia z nieodpłatnym świadczeniem. Wyjątek zachodzi jednak wtedy, gdy obie strony należą do określonej grupy podatkowej - wówczas świadczenie jest zwolnione z opodatkowania niezależnie od jego wartości.

Grupy podatkowe - kiedy remont nie generuje przychodu?

Ustawa o PIT wprowadza pojęcie grup podatkowych, które determinują zakres zwolnień przy nieodpłatnych świadczeniach między członkami rodziny. I grupa podatkowa obejmuje małżonka, zstępnych w linii prostej (dzieci, wnuki, prawnuki) oraz wstępnych w linii prostej (rodzice, dziadkowie, pradziadkowie). Do II grupy zaliczamy rodzeństwo, teściów, zięciów i synowe oraz ojczyma i macochę. Znajomość tej klasyfikacji ma fundamentalne znaczenie przy ocenie, czy remont użyczonego lokalu wywoła konsekwencje podatkowe.

Jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność w lokalu użyczonym przez małżonka, rodzica lub dziecko, żaden z wydatków remontowych nie zostanie uznany za przychód użyczającego - nawet jeśli wartość prac przekroczy kilkaset tysięcy złotych. Zwolnienie wynika wprost z przepisów ustawy o PIT i nie wymaga dodatkowego uzasadnienia. Wystarczy wykazać pokrewieństwo dokumentami stanu cywilnego.

Teściowie stanowią pułapkę dla nieuważnych. Organy podatkowe konsekwentnie klasyfikują teściów jako członków II grupy podatkowej, co oznacza, że zwolnienie ma zastosowanie wyłącznie do świadczeń o wartości nieprzekraczającej kwoty 7 276 zł rocznie. Przekroczenie tego progu powoduje powstanie przychodu do opodatkowania od nadwyżki. Partnerzy życiowi bez ślubu nie są objęci żadną grupą podatkową, chyba że zawarli umowę konkubenatu - w takiej sytuacji organ może uznać długoletnią wspólność za podstawę zaliczenia do II grupy po udowodnieniu faktycznego trwałego pożycia.

Tabela: Przynależność do grup podatkowych

Inwestycja w obcym środku trwałym - amortyzacja nakładów na użyczony lokal

Wydatki na remont użyczonego lokalu nie są kosztem uzyskania przychodu w momencie ich poniesienia. Ustawa o PIT wyraźnie rozróżnia koszty bezpośrednio związane z przychodem od nakładów na środki trwałe. Remont adaptacyjny, który zwiększa wartość lub przedłuża użyteczność obcego lokalu, kwalifikuje się jako inwestycja w obcym środku trwałym i podlega amortyzacji przez cały okres użytkowania, nie dłużej jednak niż przez 10 lat.

Próg 3 500 zł ma znaczenie przy kwalifikacji wydatków do środków trwałych we własnym majątku. W przypadku inwestycji w obcym środku trwałym ten próg nie ma zastosowania - każdy nakład, niezależnie od wartości, podlega amortyzacji według zasad określonych w ustawie. Przedsiębiorca może jednak zaliczać odpisy amortyzacyjne do kosztów uzyskania przychodu w każdym roku podatkowym, stopniowo odzyskując nakłady.

Interpretacja Izby Skarbowej w Gdańsku z 14 listopada 2007 roku o sygnaturze BI/4117-0007/07/IS potwierdza, że biorący w użyczeniu może dokonywać odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej nakładów, pod warunkiem że posiada dokumentację potwierdzającą wysokość i charakter wydatków. Faktury zakupowe muszą być wystawione na przedsiębiorcę, a zakres prac powinien być precyzyjnie określony - urzędnik bada, czy nakład rzeczywiście dotyczy adaptacji na potrzeby działalności gospodarczej.

Stawki amortyzacyjne dla lokali użytkowych

Remont adaptacyjny a remont generalny - różnice podatkowe

Remont adaptacyjny to prace dostosowujące lokal do specyficznych potrzeb prowadzonej działalności - instalacja systemów informatycznych, przebudowa układu pomieszczeń, montaż windy towarowej. Te wydatki bezpośrednio służą generowaniu przychodów i mogą być rozliczane jako koszty uzyskania przychodu, jeśli nie przekraczają progu 3 500 zł za jednorazową transakcję, lub podlegają amortyzacji jako odrębny środek trwały, jeśli próg zostaje przekroczony.

Remont generalny obejmuje odtworzenie pierwotnego stanu technicznego lokalu - wymianę zużytych instalacji, naprawę konstrukcji, odnowienie elewacji. Te prace nie generują bezpośrednio przychodów, lecz utrzymują zdolność lokal do użytkowania. Można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli dotyczą środka trwałego stanowiącego własność przedsiębiorcy. Przy użyczonym lokalu konieczne jest rozróżnienie, czy remont ma charakter adaptacyjny, czy odtworzeniowy.

Przedsiębiorcy często popełniają błąd polegający na zaliczeniu wszystkich wydatków remontowych do kosztów uzyskania przychodu w roku poniesienia. Takie postępowanie jest nieprawidłowe, jeśli nakłady przekraczają 3 500 zł i dotyczą inwestycji w obcym środku trwałym. Urzędnik skarbówki podczas kontroli kwalifikuje wydatki zgodnie z ich rzeczywistym charakterem ekonomicznym, a nie według intencji podatnika wyrażonych w deklaracji.

Kalkulator rocznego odpisu amortyzacyjnego od nakładów na użyczony lokal

Zmiany w przepisach na 2026 rok - na co zwrócić uwagę?

Rok 2026 przyniósł istotne zmiany w interpretacjach organów podatkowych dotyczących nieodpłatnych świadczeń w działalności gospodarczej. Krajowa Informacja Skarbowa wydała szereg nowych stanowisk precyzujących zasady rozliczania nakładów na użyczone lokale, ze szczególnym uwzględnieniem sytuacji, gdy użyczającym jest członek dalszej rodziny lub osoba niespokrewniona. Przedsiębiorcy powinni systematycznie monitorować orzecznictwo, aby uniknąć błędów w rozliczeniach.

Krajowy System e-Faktur wymusza elektroniczne dokumentowanie wszystkich transakcji, w tym wydatków związanych z remontem użyczonego lokalu. Faktury muszą być wystawiane zgodnie ze strukturami logicznymi JPK_VAT, co oznacza konieczność precyzyjnego określania grup towarowych i usługowych. Wydatki na prace budowlane wymagają właściwej klasyfikacji PKD, aby urzędnik mógł jednoznacznie zidentyfikować charakter nakładów.

Sądy administracyjne coraz częściej przychylają się do stanowiska podatników w sporach dotyczących kwalifikacji wydatków remontowych. Wyroki z 2024 i 2025 roku podkreślają konieczność indywidualnej oceny każdej sprawy, z uwzględnieniem rzeczywistych intencji stron i realnych korzyści wynikających z przeprowadzonych prac. Orzecznictwo to stanowi silny argument w trakcie ewentualnych kontroli - warto znać najnowsze linie interpretacyjne.

Pięć zasad bezpiecznego korzystania z użyczenia lokalu

Pierwsza zasada mówi, by zawsze zawrzeć umowę użyczenia na piśmie. Dokument powinien precyzyjnie określać przedmiot, czas trwania, prawa i obowiązki stron oraz zawierać klauzulę o braku roszczeń finansowych z tytułu nakładów remontowych. Pisemna umowa to podstawowy dowód w razie kontroli skarbowej - pozwala wykazać, że obie strony działały świadomie i zgodnie z rzeczywistymi intencjami.

Druga zasada nakazuje dokumentować każdy wydatek fakturami wystawionymi na dane przedsiębiorcy. Urzędnik bada rzeczywisty ciężar ekonomiczny wydatków - jeśli wszystkie faktury są wystawione na firmę, a płatności pochodzą z konta przedsiębiorstwa, łatwiej wykazać, że nakłady stanowiły koszt uzyskania przychodu, a nie nieodpłatne świadczenie na rzecz użyczającego.

Trzecia zasada wymaga właściwej kwalifikacji wydatków od momentu ich poniesienia. Nakłady do 3 500 zł można zaliczyć jednorazowo do kosztów, nakłady przekraczające tę kwotę podlegają amortyzacji jako inwestycja w obcym środku trwałym przez okres nie dłuższy niż 10 lat. Błędna kwalifikacja skutkuje korektą deklaracji i naliczaniem odsetek za zwłokę.

Czwarta zasada przypomina o konieczności weryfikacji przynależności do grupy podatkowej przed przystąpieniem do remontu. Jeśli użyczający należy do I grupy, limit zwolnienia nie obowiązuje i żaden z wydatków nie generuje przychodu. Przy II grupie obowiązuje roczny limit 7 276 zł - warto zaplanować zakres prac tak, aby nie przekroczyć progu lub rozłożyć remont na kilka lat podatkowych.

Piąta zasada zaleca konsultację z doradcą podatkowym przed rozpoczęciem większego remontu. Każda sytuacja ma indywidualny charakter, a interpretacje przepisów ewoluują wraz z orzecznictwem. Profesjonalna ocena pozwala uniknąć kosztownych błędów i zapewnia spokój podczas ewentualnej kontroli skarbowej.